Política de Tratamiento de Datos Personales

El artículo 15 de la Constitución Política Colombiana determina que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas (…)”. Este precepto constitucional, consagra tres derechos fundamentales autónomos, a saber, intimidad, buen nombre y habeas data. El precepto constitucional que se desarrolla en este documento es el de “habeas data”, el cual es el derecho que garantiza y protege todo lo relacionado con el conocimiento, actualización y rectificación de la información personal contenida en bases de datos y archivos, el cual ha sido desarrollado y protegido mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

El derecho de habeas data debe entonces entenderse como un derecho fundamental autónomo que se compone de dos elementos a saber: La autodeterminación informática y La libertad.

ARTÍCULO 1° OBJETO

Este documento tiene como objeto informar a los titulares de la información sobre la política de tratamiento de la información personal de la CAPILTECH SAS en adelante CAPILTECH, además de permitir a los titulares de los datos personales ejercer su derecho de habeas data, estableciendo el procedimiento necesario que estos deben de seguir si desean conocer, actualizar y rectificar los datos que se encuentren en nuestras bases de datos y/o archivos. Este documento está orientado en todo caso a proteger y garantizar lo concerniente al tratamiento de datos personales, las libertades y derechos de tipo fundamental que tienen todas las personas naturales o físicas.

Este documento se encuentra alineado con la normativa vigente que reglamenta la Ley 1581 de 2012 en cuanto al cumplimiento del aviso de privacidad que se debe de brindar a los titulares de la información personal por parte de la CAPILTECH, quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales. Este documento comunica al titular de la información personal las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a sus datos personales. De igual forma mediante esta política se explicará la forma de acceder a sus datos personales, además de determinar cómo se dará tratamiento y posterior uso a los datos personales por usted facilitados.

ARTÍCULO 2°. DEFINICIONES

Las siguientes definiciones se encuentran establecidas en el artículo 3 de la LEPD y el artículo 2.2.2.25.1.3 sección 1 Capitulo 25 del decreto 1074 de 2015 (Artículo 3 del decreto 1377 de 2013).

2.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

2.2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

2.3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

2.4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Ejemplo de dato personal son el nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.

2.5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

2.6. Dato semiprivado: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como son: Bases de datos que contengan Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.

2.7. Dato privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa. Bases de datos que contengan datos como números telefónicos y correos electrónicos personales; datos laborales, sobre infracciones administrativas o penales, datos administrados por administraciones tributarias, entidades financieras y entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, bases de datos sobre solvencia patrimonial o de crédito, bases de datos con información suficiente para evaluar la personalidad del titular, bases de datos de los responsables de operadores que presten servicios de comunicación electrónica.

2.8. Dato sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

2.9. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

2.10. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

2.11. Responsable de administrar las bases de datos: Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas del tratamiento de los datos una vez sean almacenados en una base de datos específica; así como de poner en práctica las directrices que dicte el responsable del tratamiento y el Oficial de Protección de datos.

2.12. Oficial de protección de Datos: Es la persona natural que asume la función de coordinar la implementación del marco legal en protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

2.13. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

2.14. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2.15. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

2.16. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento determinado por el encargado por cuenta del responsable.

ARTÍCULO 3°. PRINCIPIOS

CAPILTECH realizará el tratamiento de datos personales conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la modifiquen o complementen.

ARTÍCULO 4°. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS

CAPILTECH S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el propósito de garantizar el derecho fundamental de habeas data de sus socios, médicos especialistas, pacientes, usuarios, clientes, colaboradores, contratistas y proveedores, comprometiéndose a tratar dicha información de manera lícita, segura, confidencial y conforme a las disposiciones legales vigentes. Los datos personales recolectados por CAPILTECH S.A.S. podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

Solicitar, consultar y/o cambiar citas con profesionales de la medicina previamente concertadas o solicitadas por el titular de los datos de carácter personal.
Consultar y/o actualizar autorizaciones de servicio médico.
Contactar a los titulares mediante llamadas telefónicas, correo electrónico, mensajería instantánea, WhatsApp y demás medios autorizados para la gestión de citas, seguimiento médico, actividades administrativas y comerciales.
Permitir la verificación de los estados de afiliación y Servicios asociados con la protección y seguridad social.
Entrega de medicamentos y de equipos médicos.
Generar certificados o certificaciones solicitadas por titulares de información de carácter personal.
Realizar campañas que tengan como fin la educación del usuario de los servicios de salud ofrecidos.
Brindar información de programas y campañas especiales que tengan como fin la prevención de enfermedades.
Permitir el análisis y estudio de gastos en salud.
Realizar encuestas de satisfacción de los servicios y atenciones prestadas.
Informar sobre nuestros productos y/o servicios.
Informar sobre cambios en las políticas de tratamiento de la información.
Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición que sea realizada por usted como usuario o cliente de nuestros servicios
Gestionar de forma correcta la protección y el ejercicio de los derechos que tienen los accionistas de CAPILTECH
Gestionar las relaciones contractuales laborales y comerciales adquiridas de una forma correcta.
Gestionar procesos de cobranzas pre judicial y judicial.
Gestionar requerimientos de autoridades administrativas y judiciales en cumplimiento de sus funciones.
Enviar de forma eventual comunicaciones comerciales y publicitarias por cualquiera de los medios que se relacionan a continuación, tales como correo electrónico, SMS, MMS, FAX, REDES SOCIALES o cualquier otro medio electrónico o físico conocido en el presente o futuro, que haga posible realizar comunicaciones de tipo comercial y/o publicitario. Dichas comunicaciones comerciales serán relacionadas sobre productos o servicios ofrecidos por CAPILTECH o sus afiliados, aliados comerciales y/o estratégicos con los que se pacte algún acuerdo de promoción comercial entre sus clientes.
CAPILTECH le informa a usted que sus datos personales tales como nombre, apellido, domicilio, dirección electrónica, fecha de nacimiento, profesión, cuidad, teléfono fijo y celular, podrán ser cedidos a terceros (con los cuales CAPILTECH tenga acuerdos o alianzas) como destinatarios de ofertas comerciales que puedan ser de interés.

ARTÍCULO 5°. MARCO NORMATIVO

La presente política se expide en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que regulan la protección de datos personales.

ARTÍCULO 6°. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es CAPILTECH, identificada con NIT 901909176-9, cuyos datos de contacto son los siguientes: Domicilio: Medellín – Antioquia. Dirección: Calle 7 39 290 Consultorio 512. Correo electrónico: dradrianlopez@capiltech.co. Celular: 3246851690.

ARTÍCULO 7°. CONSERVACIÓN Y VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

La conservación de los datos personales que posee CAPILTECH y que reposan en sus bases de datos, serán tratados dentro de un término razonable, siempre y cuando se desarrolle el propósito o permanezca vigente la finalidad para la cual fueron registrados, salvo disposiciones legales que establezcan términos particulares, caso en el cual CAPILTECH se compromete a respetar y cumplir con dichos lineamientos. Lo anterior, sin perjuicio de los derechos que le asisten al titular de la información de revocar y/o suprimir sus datos personales en cualquier momento, siguiendo con el proceso establecido en este documento para tal fin.

ARTÍCULO 8°. EXISTENCIA DE SISTEMA DE VIDEOVIGILANCIA Y USO DE IMÁGENES

CAPILTECH utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus oficinas. Por ello se informa a los titulares y terceros, la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios con alertas de video vigilancia. No obstante, ningún dispositivo de video vigilancia se sitúa en lugares que puedan afectar la intimidad de los Titulares.

La información recolectada por estos mecanismos se utilizará para fines de seguridad y trazabilidad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas, o como prueba en cualquier tipo de proceso interno, judicial o administrativo, siempre con sujeción y cumplimiento de las normas legales. De esta manera las imágenes solo serán manejadas, en caso de necesitarse; de la manera más idónea por parte de CAPILTECH, evaluando que sean:

Adecuadas: Que no dañan la integridad de la persona o de una tercera persona.
Pertinentes: Que se usan porque van destinadas al caso que se está buscando o tratando.
No excesivas: No va en contra de la moral y las buenas costumbres de las personas que salen en la grabación.
Legitimas: Usadas para un fin jurídico y específico.
Explicitas: Que muestran de forma directa el hecho que se está buscando.

ARTÍCULO 9°. RECOLECCIÓN DE IMÁGENES Y MATERIAL AUDIOVISUAL

CAPILTECH S.A.S. podrá captar, almacenar, utilizar y conservar fotografías, videos, grabaciones de audio y demás material audiovisual de sus pacientes durante las etapas preoperatoria, intraoperatoria y postoperatoria de los procedimientos médicos realizados, así como durante las actividades de valoración, seguimiento y control médico.

ARTÍCULO 10°. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE IMÁGENES

Las imágenes, fotografías, videos y demás material audiovisual podrán ser utilizados para las siguientes finalidades:

a) Registro y soporte de la historia clínica.
b) Seguimiento médico y evaluación de la evolución del paciente.
c) Comparación de resultados clínicos.
d) Soporte científico, académico y educativo.
e) Defensa jurídica de CAPILTECH S.A.S. y de sus profesionales de la salud.
f) Auditorías médicas, procesos de calidad y control interno.
g) Elaboración de material institucional y corporativo.
h) Actividades de mercadeo, publicidad y posicionamiento de marca, siempre que exista autorización previa, expresa e informada del titular.

ARTÍCULO 11°. USO PUBLICITARIO DE IMÁGENES

CAPILTECH S.A.S. podrá utilizar fotografías, videos e imágenes de pacientes para fines publicitarios, promocionales, comerciales o de mercadeo únicamente cuando exista autorización previa, expresa e informada otorgada por el titular mediante documento independiente o mediante el mecanismo dispuesto para tal efecto.

La autorización para fines publicitarios será facultativa y su negativa no condicionará el acceso a los servicios médicos ni afectará la calidad de la atención prestada.

ARTÍCULO 12°. MEDIOS DE DIFUSIÓN AUTORIZADOS

Cuando exista autorización expresa del titular, las imágenes podrán ser publicadas o difundidas a través de:

a) Sitios web institucionales.
b) Redes sociales.
c) Material impreso.
d) Material audiovisual.
e) Presentaciones académicas.
f) Campañas publicitarias.
g) Medios de comunicación tradicionales o digitales.
h) Cualquier otro medio de difusión relacionado con las actividades institucionales de CAPILTECH S.A.S.

ARTÍCULO 13°. PROTECCIÓN DE LA IDENTIDAD DEL PACIENTE

CAPILTECH S.A.S. procurará que las imágenes utilizadas para fines publicitarios no revelen información clínica reservada ni datos personales distintos a aquellos expresamente autorizados por el titular. En todo caso, la utilización de imágenes deberá realizarse de manera respetuosa, digna y acorde con los derechos fundamentales del paciente.

ARTÍCULO 14°. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Conforme el artículo 8 de la LEPD, articulo 2.2.2.25.4.1 sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013), los titulares de los datos pueden ejercer los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

c) Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley de Protección de Datos y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando este no esté sometido a regulación legal o contractual que obligue a la Clínica a su custodia o permita a la Clínica su conservación.

f) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento se considere que no se respetan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Lo anterior, sin necesidad de que así lo haya determinado la Superintendencia de Industria y Comercio, pues solo será necesario que el titular de la información presente como causal suficiente la aquí establecida.

g) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, a través de medios digitales y sin que se traslade ningún costo a su cuenta.

ARTÍCULO 15°. PROCESO PARA CONSULTAS Y RECLAMACIONES

Las peticiones, consultas y reclamos sobre los datos personales y el tratamiento de los mismos, serán elevadas al área administrativa, quienes fueron designados por CAPILTECH para dicho fin.

El titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a CAPILTECH mediante correo electrónico a: dradrianlopez@capiltech.co, en el Asunto “Ejercicio del derecho de consulta”, o a través de correo postal remitido a Dirección: Calle 7 39 290 Consultorio 512, Medellín (Antioquia).

La solicitud deberá contener los siguientes datos mínimos:

Nombre y apellidos del Titular.
Fotocopia de la cédula de ciudadanía del titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

Una vez recibida la solicitud, CAPILTECH resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD. Una vez agotado el trámite de consulta, el titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

En caso de reclamo se dará respuesta dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si CAPILTECH no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al usuario.

Si el trabajador necesita por algún motivo presentar alguna queja o reclamo frente al manejo que se da a su información personal por parte de la institución, o realizar una consulta sobre el funcionamiento o manejo de la misma, la consulta/reclamo elevado por el empleado deberá, en todos los casos, presentarse por escrito y deberá contener, como mínimo, los siguientes puntos:

1. Identificación completa del usuario (nombre, dirección de notificación, documento de identificación).
2. Descripción de los hechos que dan objeto a la consulta/reclamo.
3. Documentos soporte a los hechos.
4. Vía por la cual quiere recibir la respuesta a su consulta/reclamo.

La solicitud de rectificación deberá indicar por parte del titular de la información personal, los datos que se deben rectificar o corregir. El titular de la información deberá acompañar su solicitud de la documentación o prueba necesaria que justifique dicha solicitud de rectificación, excepto que dicha documentación o prueba dependa exclusivamente del consentimiento del interesado o el afectado.

Lo anterior debido a que las respuestas que brinde el interesado o el afectado en el momento de captar u obtener su información es de tipo facultativo.

La solicitud de supresión deberá indicar por parte del titular de la información personal los datos que se deben cancelar, aportando, si es del caso, la documentación o prueba que lo justifique. La supresión dará lugar al bloqueo de sus datos y aplicar procedimientos de reserva que tengan como fin que se dé tratamiento nuevamente a dichos datos, conservándolos por parte del responsable con el único fin de que los mismos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales para que permitan encausar la atención de posibles reclamaciones o responsabilidades que pueda tener el responsable o encargado del tratamiento, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos. Cumplido este plazo, debe procederse por parte del responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado que repose en nuestras bases de datos o archivos.

15.1. FACULTADOS PARA RECIBIR INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá suministrarse a las siguientes personas:

a) A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

15.2. DERECHO A SOLICITAR PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN OTORGADA AL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.

15.3. DERECHO A PRESENTAR ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO QUEJAS POR INFRACCIONES

El titular solo podrá elevar ante la SIC petición una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento.

ARTÍCULO 16°. DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Cuando CAPILTECH es la responsable directa del tratamiento de los datos de sus Titulares, deberá cumplir los siguientes deberes:

Garantizar a los Titulares, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de su derecho constitucional de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en este documento, copia de la autorización otorgada por el titular del dato.
Informar claramente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del usuario.
Tramitar las consultas y reclamos formulados por los trabajadores, pacientes, clientes, contratistas, proveedores y demás titulares de la información, dentro de los términos establecidos en la presente Política.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del trabajador, paciente, cliente o proveedor, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de sus trabajadores, pacientes, clientes y proveedores.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTÍCULO 17°. VIGENCIA

La presente política ha sido aprobada el 18 de junio de 2026, sustituye la anterior y entra a regir a partir de la fecha de publicación en la página web.

CAPILTECH se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento y todos los cambios aplicados serán divulgados a través de los canales físicos y electrónicos que CAPILTECH considere pertinente.